tinjauan khusus Laporan PKL dibagian Housekeeping

BAB III

TINJAUAN KHUSUS

A.   Pengertian Housekeeping

Departemen housekeeping adalah salah satu departemen yang ada di hotel yang bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan seluruh fasilitas-fasilitas yang ada di hotel. Fungsi Housekeeping sangat penting karena pendapatan hotel yang paling besar berasal dari penyewaan kamar.

Tanggung jawab Housekeeping meliputi area :

1.    Lobby

2.    Guest Room

3.    Corridor

4.    Restaurant and Banquet hall

5.    Office

6.    Guest Toilet

7.    Employee Toilet

8.    Employee Locker

9.    In and Out door garden

10. Swimming Pool

11. Parking Area

B.   Section-section di Housekeeping

Housekeeping terbagi menjadi beberapa section, diantaranya :

1.    Room Section

Room section adalah salah satu section di housekeeping departemen yang bertugas menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan , dan kelengkapan kamar tamu yang ada di hotel. Petugas room section atau room attendant disebut room boy/room maid. Room attendant bertanggung jawab kepada Floor Supervisor/Floor Captain yang bertanggung jawab langsung pada Exc. Housekeeper. Dalam melakukan tugasnya para Room Attendant harus bersikap ramah dan sopan kepada tamu sehingga tamu merasa dihargai dan dihormati.

Tugas dan tanggung jawabnya antara lain:

·         Membersihkan dan merapikan kamar-kamar tamu,

·         Menjaga kebersihan koridor,

·         Membersihkan service pantry di section masing-masing.

Ø  Pembagian Waktu Kerja (shift)

Pembagian shift room attendant di Hotel Santika, antara lain:

Kelompok pagi (morning shift) : 08.00 s/d 16.00

Kelompok sore (evening shift) : 16.00 s/d 00.00

Kelompok malam (night shift)  :  00.00 s/d 08.00

Ø  Persiapan Kerja Room Attendant

Sebelum melakukan pembersihan kamar, room attendant harus mempersiapkan penampilan(grooming) dan troley. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam mempersiapkan kegiatan room attendant adalah:

·         Persiapan Diri

a. menghadiri morning briefing

b. memperhatikan grooming yang sesuai dengan standar hotel santika

·         Persiapan Trolley
a. mengisi kembali perlengkapan guest suplies seperti shampoo, bathfoam,

   soap, toothbrush, comb, dll

b. mempersiapkan chemical dan mengisi kembali chemical yang telah habis

c. melipat linen seperti sheat, duvet,  pillowcases, bath towel, hand towel, dll

                                               

Ø  Mengecek Status Kamar

Mengecek  status kamar bertujuan untuk mengetahui status-status kamar secara real sesuai dengan keadaan tamu dikamar. Hasil pemeriksaan status kamar digunakan sebagai dasar dari pembuatan Housekeeping report.

Prosedur dalam mengecek status kamar antara lain:

1.Bell kamar dengan menyebutkan “Housekeping” walaupun tidak ada tamunya

didalam.

2. Apabila tidak ada jawaban, buka pintu perlahan-lahan.

3. Perhatikan tanda-tanda seperti DND (Don’t Distrub), jika tamu memasang

    DnD sign maka jangan sekali-sekali mengetuk kamarnya.

4. Adapun macam-macam status kamar:

=>OD     : Occupied Dirty

Status kamar yang terdapat tamu didalamnya tetapi belum dibersihkan

=>OC     : Occupied Clean

Status kamar yang terdapat tamu di dalamnya dan sudah dibersihkan

=>VD      : Vacant Dirty

Status kamar yang sudah kosong tetapi belum dibersihkan

=>VC      : Vacant Clean

Status kamar yang sudah kosong dan sudah dibersihkan

=>VCI     : Vacant Clean Inspected

Status kamar yang sudah dibersihkan dan sudah diperiksa oleh supervisor

=>ONL   : Occupied No luggage

Status kamar yang telah disewa oleh tamu tapi tamunya tidak membawa barang atau koper ke dalam kamar

=>SO      : Sleep Out

Status kamar yang telah disewa oleh tamu tapi tamunya tidur di luar , mungkin hanya meletakkan koper dan barang-barang saja yang dikamar

=>ED      : Expected Departure

Status kamar yang tamunya akan segera check out

=>EA      : Expected Arrival

Status kamar yang telah ditunggu kedatangannya

=>DND  : Do Not Distrub

Status kamar yang tamunya tidak ingin diganggu

=>DL      : Double Lock

Status kamar yang tamunya mengunci lagi kamarnya dari dalam

=>PMR  : Please Make up Room

Status kamar yang tamunya ingin kamarnya dirapikan, biasanya tamu tersebut memasang PMR sign

=>GR     : Guest Refuse

Status kamar yang tamunya meminta agar kamarnya tidak dibersihkan

=>OO     : Out of Order

Status kamar yang sedang dalam kerusakan dan memerlukan waktu agak lama untuk diperbaiki, sehingga kamar tidak dapat dijual

=>OS      : Out of Service

Status kamar yang sedang dalam kerusakan yang bersifat sementara         (tidak terlalu parah) dan tidak memerlukan waktu lama untuk memperbaikinya

=>HU     : House Use

Status kamar yang ditempati oleh staff/karyawan hotel dikarenakan tugas

Ø  Prosedur Pelaksanaan Preparing Guest Room

Langkah-langkah dalam mempersiapkan kamar tamu harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Adapun prosedur dalam mempersiapkan kamar tamu antara lain :

·         Dorong trolley kedepan kamar yang ingin dibersihkan. Trolley harus menutupi pintu kamar tersebut.

·         Tekan bel kamar sebanyak 3x dengan menyebut “Housekeeping”

·         Jika tidak ada jawaban, buka pintu perlahan-lahan dengan mengucapkan “excuse me, housekeeping”

·         Masukkan keytag

·         Nyalakan semua lampu, untuk mengecek bahwa lampu-lampu tersebut berfungsi dengan baik.

·         Buka curtain dan perhatikan situasi kamar

·         Jika ada kerusakan di kamar atau kamar C.O ada barang tamu yang tertinggal, segera hubungi order taker.

·         Striping sampah, pada bathroom dan bedroom masukkan di garbage humper

·         Striping bed (semua linen kotor) lalu letakkan di dalam linen humper

·         Kembali dengan membawa sheet, duvet, dan pillowcase

·         Lalu Making bed

a.    Tebar sheet dengan jahitan menghadap kebawah lalu lipat kebawah kasur

b.    Tebar Duvet dan masukkan inernya lalu tarik ke belakang ± 5cm diatas bantal

c.    Rapikan duvet tersebut sesuai standar hotel.

d.    Masukkan Pillowcase dan tata sesuai standar hotel juga.

·         Kembali ke trolley lalu ambil cady (chemical) dan letakkan di bathroom

·         Cleaning bathroom

a.    Cuci semua gelas kotor, keringkan

b.    Bersihkan wash basin, wash basin counter, kraan dan drainages nya setelah itu keringkan

c.    Lalu semprot kaca dengan glass cleaner menggunakan gun sprayer lalu lap dengan glass cloth

d.    Besihkan bath tub dengan menggunakan nobla, kemudian bilas dengan air, lalu keringkan dengan lap pengering

e.    Bersihkan toilet bowl dengan menyemprotkan bowl cleaner, sikat dengan stick bowl, flash toilet bowl, bersihkan juga toilet bowlseat dan toilet bowl cover, keringkan dengan lap pengering

f.     Bersihkan lantai bathroom, sikat lantai bathroom terlebih jika lantai tersebut berbau tidak sedap,keringkan dengan bathmat

g.    Bersihkan pintu bathroom,  pegangan pintu (handle) bagian luar dan dalam.

h.    Lengkapi dan tata perlengkapan kamar mandi  (bathroom suplies) sesuai aturan

·         Melengkapi guest amanities bathroom dan bed room. Seperti, laudry bag, laundry list, shoe cloth, stationary, coffe, toothbrush, comb, shower cap, shampoo, bathfoam, dll

·         Dusting debu searah jarum jam dengan dust clooth dimulai dari pintu masuk ke sebelah kiri

·         Membersihkan karpet dengan menggunakan vacuum cleaner dimulai dari sudut terjauh dari pintu masuk, berjalan dengan mundur berakhir dipintu masuk.

·         Periksa kembali amanities dan pastikan tak ada yang terlewat (last checking)

·         Tutup kembali Curtain

·         Terakhir isi worksheet dengan sebenar-benarnya

2.    Public Area Section

Public area section adalah salah satu section yang bertugas membersihkan dan merawat area-area yang umum atau banyak dilewati oleh orang-orang di lingkungan hotel. Dalam melakukan tugasnya, public area harus memberikan pelayanan kebersihan yang baik kepada tamu hotel. Public area attendant bertanggung jawab kepada Supervisor Public Area/Shift Leader yang langsung bertanggung jawab kepada Exc. Housekeeper.

Ø  Pembagian Waktu Kerja (shift)
Pembagian shift public area attendant di Hotel Santika, antara lain:
Kelompok pagi (morning shift) : 07.00 s/d 15.00
Kelompok sore (evening shift) : 15.00 s/d 23.00
Kelompok malam (night shift)  : 23.00 s/d 07.00

Ø  Pembagian Tugas
Pembagian tugas-tugas public area adalah sebagai berikut:
   1. Morning Shift
    Pekerjaan pembersihan paling banyak dilakukan oleh morning shift. Jumlah
    P.A attendant yang bertugas pada pagi hingga siang hari lebih banyak dari
    pada malam hari. Apabila ada tugas yang belum selesai pada siang hari
    maka akan dilakukan oleh shift selanjutnya. Adapun tugas morning shift adalah
    - Pembersihan Locker karyawan baik wanita maupun pria
    - Pembersihan escalator, corridor,lobby dan bar
    - Pembersihan ruang rapat dan banquet setelah selesai acara

            2. Afternoon Shift
            Pemeliharaan kebersihan setiap hari dilaksanakan terus menerus dengan
            tujuan agar dapat menimbulkan suasana bersih dan rapi. Tugas Afternoon
            shift adalah
            - Menjaga dan melanjutkan tugas rutin pada morning shift yang belum selesai
            - Setelah jam kerja selesai, membersihkan dan merapikan management office
            - Mengontrol kebersihan lobby, ashtray, dll
            - Membuang semua sampah-sampah

    3. Night Shift
    Selain membersihkan tempat-tempat tertentu, night shift juga melaksanakan
    General Cleaning (GC). Kegiatan GC dilaksanakan pada malam hari agar
    tidak mengganggu pekerjaan lain dan tidak menggaggu kenyamanan tamu.
    Selain itu night shift juga bertugas Dusting, Sweeping, Vacumming, Mopping,
    dan Cleaning glass.

Ø  Jenis-Jenis Alat Pembersih (Cleaning Equipment)

Kebersihan hotel tidak hanya bergantung pada pada keterampilan, tapi juga bergantung pada jenis alat pembersih (cleaning equipment). Alat pembersih  ada yang manual maupun mekanik. Adapun alat pembersih yang manual adalah sebagai berikut.

·         Sweeper/Broom

·         Brush : Hand Brush, Round Head Brush, Toilet Bowl Stick Brush, dan
Steel Brush

·         Mop : Mop dan Floor Mop (Lobby Duster)

·         Penampung : Dust Pan dan Ember

·         Wet Mop and Trolleys

·         Wiper atau Glass Squezer

·         Scouring Pad atau Rubber Sponge

·         Floor Squezer

·         Bottle Sprayer/Gun Sprayer

·         Cleaning Kit

·         Feather Duster

·         Dust Cloth

·         Floor Cloth

·         Glass Cloth

·         Warning Sign

            Adapun jenis-jenis alat pembersih mekanik adalah sebagai berikut.

·         Vacuum Cleaner

·         Multi Purpose Vacuum Cleaner

·         Polisher Machine

·         Carpet Washing Machine

·         Blower Machine

3.    Linen Section

Linen section adalah section yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penggantian linen untuk keperluan Housekeeping, Restaurant, Banquet, Laundry, Front Office, dan section lainnya. Petugas linen section disebut linen attendant. Linen attendant bertanggung jawab kepada Linen Supervisor, dan linen super

Tugas dari Linen Attendant adalah sebaggai berikut.

·         Menata dan menyediakan serta bertanggung jawab atas kelengkapan uniform untuk untuk para karyawan hotel.

·         Mensuply linen bersih yang akan di pakai oleh room attendant ke setiap pantry di setiap floor.

·         Memindahkan linen bersih dari laundry room ke linen room untuk ditata

·         Menghitung dan mengirim linen kotor ke laundry untuk dicuci

·         Menghitung, mengatur, dan merapikan linen untuk ditata di Linen Rack

·         Menyiapkan dan melayani permintaan linen

·         Menghitung dan menyortir serta mencatat linen yang rusak

·         Melakukan pengontrolan linnen secara teratur yang dilaksanakan setiap sebulan sekali yang disebut Linen Inventory

Adapun tugas pokok dari Linen Supervisor yaitu:

·         Mengontrol pelaksanaan operasional distribusi linen

·         Mengontrol pelaksanaan pengiriman dan pengambilan linen

·         Mengkoordinasidan mengawasi peredaran seragam karyawan

·         Mengevaluasi kerja bawahan secara berkala

·         Mengontrol biaya operasional di linen

·         Membuat jadwal kerja linen section

4.    Laundry Section

Laundry section adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pencucian, baik pencucian pakaian tamu, uniform karyawan, dan linen-linen hotel, tanggung jawab bagian laundry sangat besar karena mendukung operasional pelayanan hotel kepada tamu.

Adapun tugas dan tanggung jawab laundry departemen adalah:

·         Vallet
Section yang bertugas mengambil guest laundry dan mengantar guest laundry yang telah di proses

·         Checker
Section yang bertugas mencatat dan memeriksa keadaan pakaian tamu yang akan di proses

·         Marker
Section yang bertugas menandai pakaian tamu yang akan di proses agar tidak tertukar satu sama lain

·         Washer
Section yang bertugas mencuci:
1. Pencucian linen yang dipergunakan di F&B
2. Pencucian linen yang dipergunakan di kamar-kamar
3. Pencucian seragam karyawan

·         Pressing
Section yang bertugas menyetrika dan merapikan guest laundry, dan linen-linen yang ada dihotel

·         Ironer

Section yang bertugas  mengeringkan dan merapikan linen yang ada di hotel dengan menggunakan mesin roll ironer

·         Administration
Section yang bertugas mencatat semua pemasukkan dan pengeluaran biaya serta meng-agendakan semua kegiatan yang terjadi di laundry departemen

5.    Florist dan Gardener Section
Florist adalah petugas yang bertanggung jawab menyediakan, merangkai dan mengganti bunga ditempat-tempat tertentu. Sedangkan Gardener adalah petugas yang mengatur, memelihara dan merawat tanaman yang ada ditaman. Gardener bertanggung jawab kepada Chief Gardener.

Adapun tugas dan tanggung jawab Florist dan Gardener adalah :

·         Menyiapkan karangan bunga untuk kamar- kamar tamu penting/VIP

·         Menyiapkan karangan bunga untuk restaurant, lobby, banquet, office-office

·         Menyiapkan mini garden untuk acara-acara di banquet

·         Merawat tanaman

·         Memelihara tanaman di Greeb House

·         Menyapu taman

·         Memupuk tanaman

·         Mengembangkan tanaman

·         Memangkas tanaman

·         Mengatur penempatan dan pemeliharaan tanaman

  Berikut tanggung jawab dari Chief Gardener adalah :

·         M embuat jadwal kerja bawahan

·         Mengkoordinir para gardener

·         Mengawasi pekerjaan bawahan

·         Melatih dan memotivasi gardener

·         Bertanggung jawab atas keindahan dan kerapihan tanaman

·         Mengawasi pemakaian pupuk, alat-alat, dan perlengkapan kerja gardener lainnya

·         Membuat evaluasi hasil kerja gardener

·         Membuat laporan kepada atasan

·         Membina kerjasama dengan supervisor lainnya

6.    Order Taker

Order taker adalah termasuk dalam House Keeping. Order taker adalah salah satu back office yang ruang kerjanya berada di House Keeping Office Order taker bertugas menangani permintaan tamu dan memproses informasi.

Tugas order taker antara lain:

·         Mengangkat telpon dengan greeting yang sesuai dengan standar hotel

·         Meneruskan informasi yang  disampaikan oleh minibar, supervisor, room attendant, dll.

·         Menulis apapun informasi yang diterima di buku yang disediakan

·         Updating status kamar berdasarkan laporan dari floor supervisor

·         Mempersiapkan open bed: print out VIP

·         Menulis person incarge

·         Mempersiapkan perlengkapan barang-barang amanities untuk keperluan room attendant morning shift

·         Mempersiapkan daftar belanjaan ke general store dan food store

·         Handling over kepada night shift

·         Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan (di L/F store/ SDB) dan penyerahan lost and found, pembuatan foto serta membuat summary lost and found dalam sehari

·         Bertanggung jawab atas pengembalian kunci L/F dan pengembaliannya kepada Duty Manager

·         Bertanggung jawab atas kerapihan dan kebersihan peralatan kerja dan ruang kerja (ruang L/F store amanities, dan office)

Ø  Lost  And Found

Lost and found adalah benda tamu yang tertinggal di area umum/kamar hotel. Barang2 lost and found akan diletakkan ditempat tertentu. Jika selama waktu yang ditentukan, barang2 lost and found tidak lagi di-iklami oleh pemiliknya maka barang tersebut akan diserahkan kepada yang menemukan atau ke bagian HRD yang selanjutnya akan disambungkan ke Yayasan Yatim Piatu

Contoh lost and found adalah:

·         Makanan dan Minuman
milik tamu yang tertinggal dikamar tamu maka makanan dan minuman tersebut disimpan di HK ofice selama 1-2 hari. Jika makanan tersebut mudah basi, maka akan ditaruh di refrigerator.

·         Pakaian
jika barang yang tertinggal merupakan pakaian, maka disimpan di housekeeping office selama 3 bulan.

·         Barang Berharga
Barang berharga milik tamu yang tertinggal maka disimpan di front office selama kurang lebih 1 tahun. Misalnya emas, jam, handphone, laptop, dsb

7.    Minibar Section

Minibar adalah item-item yang berupa makanan ataupun minuman yang sengaja disediakan di dalam kamar hotel dengan harga-harga tertentu yang dikenakan service price dan ppn.

Tugas dan tanggung jawab Minibar antara lain:

·         Memeriksa Minibar item yang tersedia setiap hari untuk dikonsumsi oleh tamu

·         Minibar yang telah dikonsumsi oleh tamu dapat dilaporkan ke departemen Front Office untuk dibuatkan bill

·         Mengganti minibar item yang sudah kadaluarsa